iRIS - Een integraal Raadsinformatiesysteem

Informatievoorziening voor raadswerk

Informatie is - samen met interactie - de levensader voor het raadswerk. Toch zijn er weinig specifieke ICT-instrumenten voor raadsleden. Een klassiek Raads(documenten) Informatie Systeem (RIS), video-opnames van raadsvergaderingen, een tablet voor digitaal lezen en annoteren, dat is het zo’n beetje.

Om meer strategisch over een integraal RIS na te kunnen denken is het handig om de deelfuncties van het raadswerk als uitgangspunt te nemen. In het bijzonder de functies bij OpenSamenspraak, de totale procesflow van het oplossen van vraagstukken van de stad, vanaf probleem tot en met de evaluatie van de gerealiseerde oplossing.

Procesflow Samenspraak

ICT moet immers dienend zijn aan de “bedrijfsfuncties”, dus aan het raadswerk. Het moet dit efficiënter maken (binnen de beperkte tijd) en vooral effectiever.

iRIS

Een integraal RIS (iRIS), naadloos aansluitend op het gehele raadswerk, bestaat nog niet. Het is wel nodig en kan worden samengesteld vanuit de visie, het functiemodel, bouwstenen en een bouwplan. De regie over de ontwikkeling van hun informatievoorziening moeten de gemeenteraden zelf in handen nemen, vooral via hun koepelorganisaties. Vaart is geboden om in maart 2018 een integraal RIS in zicht te hebben.

Contouren van een iRIS

Om enig idee te krijgen van een innovatief iRIS, zijn dit de belangrijke basiselementen:

  • Raadswerk dashboard:  een persoonlijk instelbaar dashboard op de deelapplicaties en relevante datasets, dat overzicht geeft en actualiteit, maar ook de informatieberg filtert;
  • Oog&Oor: Opvangen van signalen uit de samenleving over het functioneren van de stad, om urgente (ad hoc) kwesties direct te adresseren of om patronen te herkennen en deze op langere termijn aan te pakken.;
  • Bewonersagenda: de ideeën, wensen, problemen en kansen zoals deze door de bewoners (en bedrijven, instellingen en burgerorganisaties) worden ervaren. Het is mede input voor discussie voorafgaand aan de verkiezingen en voor de uiteindelijke beleidsagenda in de raadsperiode. Het bevat vooral knelpunten en hooguit oplossingsrichtingen en is bedoeld voor agendavorming.
  • Digitale Beleidsagenda: de vertaalslag van het collegeprogramma naar een online, transparante en volgbare digitale beleidsagenda op hoofdlijnen, met de programma’s, projecten en vraagstukken, met een globale planning (per jaar/kwartaal). De exact uitvoering is zichtbaar in de samenspraakplanning of in de projectuitvoering;
  • Socialdex: het overzicht van maatschappelijke en burgerorganisaties, hun functies en personele invulling ervan;
  • OpenSamenspraak: het geheel van houding, beleid, werkwijze en applicaties om de participatie bij ieder vraagstuk op het juiste niveau vorm te geven. Overzicht van alle lopende samenspraaktrajecten en relevante informatie per traject.;
  • RIS: het documentensysteem zoals nu in gebruik, geoptimaliseerd en met compactere raadsvoorstellen. Aangesloten op de Beleidsagenda en de OpenRIS ontwikkelingen.  

Met zo’n iRIS kunnen raadsleden hun beperkte tijd besteden aan de belangrijke vraagstukken in hun stad en aan het actief vertegenwoordigen van de samenleving, zodat zij plezier houden in het raadswerk!

OpenSamenspraakCanvas

Een bedrijfsmodel kan je opstellen aan de hand van het Business Model Canvas. Zo kan je samenspraak structuur geven met een OpenSamenspraak Canvas.

Een canvas is een “ondergrond” voor het opbouwen van een nieuwe creatie. Letterlijk bij een schilderij, overdrachtelijk bij het bedenken van een business model.

In de uitvoering is het een groot vel papier (A3 of flip-overvel) waarop creatief en gezamenlijk het onderwerp verkend wordt en steeds meer vorm kan krijgen. Maar ook een digitale variant is denkbaar.

OpenSamenspraakCanvas

Het idee van een canvas leent zich uitstekend voor OpenSamenspraak. Een overzichtelijk schema van het proces en de 5 fasen die aan bod moeten komen. Het is een kladblok voor het creatieve proces, een checklist voor beoordeling van de aanpak. Een plek voor de input van de samenwerkende partijen, een kapstok voor ieders bijdrage.

Voordelen OpenSamenspraak Canvas

+ Voor bewoners een herkenbare en standaard werkwijze voor ieder belangrijk vraagstuk
+ Voor projectleiders een simpel communicatiemiddel met alle betrokkenen
+ Voor beleidsambtenaren een checklist voor hun projecten
+ Voor portefeuillehouders een open en transparante aanpak naar de samenleving
+ Voor raadsleden een helder overzicht van voortgang en informatie van een vraagstuk
+ Voor alle betrokkenen een universele kapstok voor informatievoorziening (dossier)
+ Voor softwareleveranciers een generiek model voor herbruikbare en snelle applicatie-ontwikkeling

+ Voor de democratie: openheid, betrokkenheid, verantwoording